Das Ziel der Gespage Software ist es zunächst, die Druckvolumen zu erfassen und die gesamten Kosten zu bestimmen. Doch Gespage trägt auch dazu bei, die Kosten wesentlich zu reduzieren und hat deshalb einen interessanten ROI (Return On Investment).
Zur Erinnerung :
- Das Drucken von Dokumenten kostet ein Unternehmen im Durchschnitt 3% seines Umsatzes.
- Die meisten Unternehmen haben keine klare Vorstellung davon, wie viel sie für Drucke und Kopien ausgeben.
- Ein Großteil der Unternehmen weiß euch nicht genau, wie viele Ausgabegeräte sich tatsächlich in ihrem Maschinenbestand befinden.
Durch drei Standardfunktionen des Programms hilft ihnen Gespage dabei, wesentlich Geld zu sparen
Filter und Regeln
Die erste Funktion lässt Sie Filter und Regeln für das Drucken von Dokumenten erstellen. So ist es zum Beispiel möglich, einen Filter zu erstellen, der festlegt, dass ein Dokument von Drucker A auf Drucker B umgeleitet wird, wenn es zu viele Seiten enthält oder die Kosten des Druckauftrages ein gewisses Limit übersteigen. Der Benutzer wird dann benachrichtigt, dass sein Dokument an einen anderen, kostengünstigeren Drucker weitergeleitet worden ist. Die jährliche Einsparung beträgt im Durchschnitt 2% des produzierten Volumens.
Print2me Funktion
Die zweite kostsparende Funktion ist die Print2me Funktion. Sie erlaubt eine bessere Kontrolle über den Zugang zu den Geräten. Jeder Drucker oder MFP ist mit einem Authentifizierungssystem ausgestattet (entweder ein e-Terminal oder ein einfacher Kartenleser). Die Dokumente werden auf dem Gespage Server gespeichert, und der Benutzer muss sich mit seiner ID oder seiner Karte authentifizieren, um sie abrufen zu können. Der Benutzer hat auf der Benutzeroberfläche des MFPs Zugang zu seiner persönlichen Druckwarteschlange, die Namen der Dokumente, ihren Umfang und wie viel sie kosten. Gespage löscht automatisch alle Dokumente, die nach einer gewissen Zeit nicht ausgedruckt worden sind. Ergebnis: keine ‚ungewollten‘ Ausdrucke im Ausgabefach. Diese Funktion sorg für gewaltige Ersparnisse: etwa 15% des jährlichen Volumens.
das Verhalten der Benutzer
Der Einsatz der Gespage Software verändert das Verhalten der Benutzer und führt dazu, dass die Firmendrucker weniger für private Drucke benutzt werden. Die Ergebnisse sind unterschiedlich, aber im Durschnitt wird eine Ersparnis von etwa 3 bis 5% festgestellt.
Beispiel für ein ROI (Return On Investment)
Beispiel für 50 MFPs mit eTerminals und 500 Benutzer gerechnet :
| Installierte Geräte | 50 |
| Anzahl Benutzer | 500 |
| Jährliches SW-Volumen | 275 000 |
| Jährliches Farb-Volumen | 77 000 |
| Druckkosten pro Seite S&W | 0.008 € |
| Druckkosten pro Seite Farbe | 0.06 € |
| Anzahl SW Seiten pro Benutzer und Tag | 25 |
| Anzahl Farb-Seiten pro Benutzer und Tag | 7 |
| Anzahl Arbeitstage pro Monat | 22 |
| S&W Kosten pro Monat | 2 200 € |
| Farb-Kosten pro Monat | 4 620 € |
| Papierkosten pro Monat | 2 112 € |
| Gesamte Druckkosten pro Monat | 8 932 € |
| Gespage Lizenz | 1 564 € |
| eTerminals | 10 500 € |
| Gesamtinvestition | 12 064 € |
| Einsparung durch Gespage | 2 233 € (20% des Volumens) |
| ROI (Return On Investment) | 5.4 monate |